De meeste klanten vragen niet alleen bij uw bedrijf een offerte op. Er worden vaak bij verschillende bedrijven offertes opgevraagd. Het is daarbij belangrijk dat uw offerte opvalt tussen al die andere offertes van uw concurrenten. Maar wat maakt een offerte nou opvallend en hoe kan een offerte zo opvallend mogelijk worden gemaakt? U leest het allemaal hieronder.
Een opvallende offerte
Het is van groot belang om een zo opvallend mogelijk offerte uit te brengen. U bent immers in de meeste gevallen niet het enige bedrijf waar de klant een offerte heeft aangevraagd. Maak gebruik van deze kennis en breng een offerte uit die zo klantgericht mogelijk is. Maak indruk op de klant door het opstellen van een opvallende offerte met een opvallende inhoud. Het belangrijkste is dat de behoeften van de klant centraal staan en dat de offerte hier goed op inspeelt. De klant dient zich direct te kunnen plaatsen in de offerte en de voordelen van het aanbod dienen allemaal duidelijk aangegeven te zijn. Verder heeft een offerte die opvallend is een duidelijke structuur, professionele foto’s of logo’s, heeft een persoonlijke benadering en is niet alleen overzichtelijk maar ook doelgericht geschreven. Recentelijk onderzoekt toont aan dat klanten sneller akkoord gaan met een offerte die opvallend is.
Papier of pdf-offerte
In de meeste gevallen worden offertes op papier opgesteld in een Word document. Hierbij wordt de offerte verstuurd per e-mail in een pdf-bestand. De offerte kan zodanig ook per post worden bezorgd of persoonlijk worden overhandigd middels het maken van een afspraak. In het geval van papieren offertes is het belangrijk om gebruik te maken van een professionele eigen huisstijl, waarbij de relevante afbeeldingen en logo’s die worden gebruikt van hoog kwaliteit zijn. Het logo van de klant kan worden geplaatst in de koptekst of in de voettekst. Door het logo van uw klant te gebruiken bevestigt u uw zakenrelatie.
Uw eigen logo kunt u op de voorpagina plaatsen. De voorpagina dient er overzichtelijk en professioneel uit te zien. Maar verder gebruik van de kleuren van de klant, hanteer een persoonlijke benadering tijdens het schrijven en zorg ervoor dat de voordelen van uw aanbod duidelijk zijn voor de klant.
Een opvallende verpakking
U kunt de offerte in een opvallende verpakking sturen. Dit is het geval wanneer de offerte per post wordt verzonden of persoonlijk wordt overhandigd aan de leidinggevende. De mogelijkheden van de verpakking van de offerte zijn eindeloos. Wees creatief en zorg voor een aparte en unieke verpakking in vergelijking tot de standaard envelop zoals een houten kist, een speciaal blik, een papieren tas, een wijnkist, flessenpost of verpakt in opvallend cadeaupapier. Ook verpakkingen op maat zijn aan te raden om de focus te leggen op een persoonlijke benadering.
Opvallende inhoud
De inhoud van de offerte is het belangrijkste gedeelte. Ook de inhoud dient op opvallende wijze te zijn opgesteld indien u uw slagingskansen wil verhogen. Geef middels een kort en bondige tekst aan dat u actief naar de klant hebt geluisterd en maak duidelijk wat de voordelen zijn van het aanbod voor de klant. Maak gebruik van krachtig en positief taalgebruik om in te spelen op de gevoelens en emoties van de klant. De klant behoort zich direct te kunnen plaatsen in uw offertetekst, aangezien u de behoeften van de klant centraal hebt staan. Zo valt uw offerte op tussen alle offertes van andere concurrenten en voelt de klant zich gewaardeerd en beluisterd. U kunt belangrijke gedeeltes in de tekst onderstrepen, vetdrukken of een kleurtje geven. Daarnaast kunt u met de hand een tekst toevoegen of een post-it note plakken op de offerte met een speciale opmerking.
Digitaal opvallen
Gaat u de offerte digitaal verzenden? Dan wordt extra opvallen wat moeilijker maar niet onmogelijk. U kunt de klant een usb-stick geven met daarop de offerte in een pdf-bestand. Ook de usb-stick kunt u in een aparte verpakking plaatsen om nog meer op te vallen. Daarnaast is het ook mogelijk om naast het verzenden van een e-mail ook een kaart te sturen per post te maken met de offerte of simpelweg de hele offerte uitprinten en deze overhandigen.
3 tips voor een opvallende offerte
Een offerte die zo opvallend mogelijk wordt opgesteld heeft een verhoogde kans op accordering van de klant. Hieronder treft u 3 tips om een opvallende offerte te maken.
Tip 1: Creativiteit loont
Wees zo creatoef mogelijk. Gebruik kleuren van de huisstijl van de klant, gebruik professionele logo’s en afbeeldingen en hanteer een standaard huisstijl. Maak een unieke voorpagina en zorg voor een aparte verpakking van de offerte indien deze persoonlijk wordt overhandigd.
Tip 2: Persoonlijke benadering
Zorg ervoor dat u een persoonlijke bandering hanteert, aangezien klanten dit erg waarderen. Spreek de klant direct toe zodat deze onder de indruk is dat u alle aandacht en tijd aan de klant besteedt en wees respectvol.
Tip 3: Duidelijke inhoud
Zorg voor een duidelijke inhoud van de offerte. Zo kan de klant in één oogopzicht zien wat de voordelen zijn, de kosten en vervolgens in de bijlagen de algemene voorwaarden. Zo hoeft de klant geen lappen teksten en alinea’s door te nemen voordat de klant weet wat de hoofdboodschap is van de offerte.
Het is belangrijk om een offerte op te stellen die klantgericht is, de potentiële klant meteen persoonlijk aanspreekt en ook nog opvallend is. Hoe opvallender de offerte die u naar uw klant stuurt, des te sneller de klant uw offerte gaat doornemen en eventueel zelfs akkoord zal gaan met uw aanbod.
