Inleiding

Personeelsplanning en het maken van roosters zijn van uiterst belang voor ieder bedrijf. Het verhoogt de efficiëntie, zorgt voor duidelijkheid en geeft richting aan een organisatie. Dit maakt het plannen van personeel besparend en uiteindelijk winstgevend, maar het vereist wel een investering op meerdere vlakken. Hoeveel kost het opmaken van roosters en plannen van personeel, welke verdoken kosten zijn er en hoe maak je roosters op een kostenefficiënte manier? Ontdek alles over de kosten voor personeelsplanning.

Hoe maak je personeelsplanning?

Een personeelsplanning opmaken is op zich niet de moeilijkste taak. Wanneer je de juiste software hebt, kan het erg makkelijk op een duidelijke manier geregeld worden. Volgende zaken zijn wel belangrijk om rekening mee te houden:

  • Zorg ervoor dat iedere werknemer die toegang nodig heeft dat ook heeft.
  • Verzamel de benodigde gegevens van het personeel.
  • Wijs diensten en uren toe aan de hand van de software.
  • Deel de planning, leer medewerkers hoe ze de software moeten gebruiken om planningen in te kunnen zien.

Tips om een goed rooster te maken

Een optimaal rooster maken lijkt makkelijk, maar is niet zo evident. Er zijn meerdere factoren waar je rekening mee dient te houden waar je in eerste instantie misschien niet aan denkt. Volgende tips helpen je een handje:

  • Sorteer de werkroosters per functie. Dat is overzichtiger bij het opmaken van de planning.
  • Plan eerst de mensen die full time werken in.
  • Breng structuur aan: hoeveel medewerkers heb je nodig, hoeveel zijn er beschikbaar en wie kan je best inroosteren?

Voorbeelden van software voor roosterplanning

Er zijn vele apps, modules of softwaresystemen die personeelsplanning mogelijk maken. Iedere app heeft zijn eigen unieke kenmerken en voordelen, maar welke is nu de beste? Dat hangt ook een beetje af van je type bedrijf en wat je nodig hebt.

Dit zijn zes van de vaakst gebruikte tools om personeel in te plannen:

  • Bedrijfsrooster
  • Teamleader
  • Gripp
  • Exact
  • Simplicate
  • Shiftbase

Kostprijs personeelsplanning

Hoeveel je uiteindelijk moet uitgeven aan jouw personeelsplanning hangt er een beetje vanaf. Er zijn meerdere factoren die de kostprijs mee bepalen, ook is het afhankelijk van wat je mee bij de prijs telt. Telt bijvoorbeeld de loonkost van degene die de planning maakt mee voor jou? Dan is het uiteindelijke kostenplaatje iets hoger.

Daarnaast is het ook afhankelijk van wat jij wil en de prijsstrategie van de maker van de software. Zo zijn er prijzen per gebruiker, per maand, per maand per gebruiker, per jaar, per licentie of gewoon een vaste aankoop voor altijd. Voor bedrijven is er ook vaak geen vaste prijs, maar een offerte op maat.

Reken op een gemiddelde kost tussen 400 en 5.000 euro per jaar, afhankelijk van de grootte van je bedrijf en de gekozen manier om je personeel in te plannen.

De prijzen van louter de software gaan van maandelijks 3 tot wel 50 euro per gebruiker. Een groot verschil! Bepaal dus eerst welke functies je nodig hebt en welke personen allemaal zeker toegang moeten hebben. Zo kan je op voorhand een kostenraming maken.

Prijsopbouw

De prijs bestaat voornamelijk uit de kosten voor de software zelf. Die blijft namelijk meestal gewoon maandelijks bestaan. Daarnaast kost het je als bedrijf wat om iedereen wegwijs te maken en het programma aan te leren. De arbeidskosten van de planners tellen ook voor een aardig percentage mee. Ook bieden vele ontwikkelaars onderhoud, support en updates aan. Dat neemt natuurlijk een bijkomende kost met zich mee, al is die van iets mindere grootorde dan de andere kosten.

Wat beïnvloedt de prijs?

Zoals hierboven al vernoemd zijn er vele zaken die een invloed op de prijs uitoefenen:

  • De grootte van je bedrijf: meer medewerkers? Dat betekent de nood aan een complexer systeem, meer accounts die je moet aankopen en meer betaalde tijd die je moet investeren om mensen met het systeem wegwijs te maken.
  • Welke software je kiest: uiteraard hebben alle pakketten hun eigen prijs. Geavanceerde pakketten kosten meer dan basistools.
  • Het aantal gebruikers dat toegang nodig heeft: hoe meer accounts je moet aanschaffen, hoe hoger de uiteindelijke kost.
  • Hoeveel gebruik je maakt van de support en het onderhoud.
  • Indien je beroep doet op een externe specialist om mensen binnen je bedrijf wegwijs te maken, heeft dit invloed op de totale kosten.

Bespaartips

De kosten voor personeelsplanning en het opmaken van een rooster kunnen duidelijk hoog oplopen. Er zijn op verschillende gebieden grote verschillen tussen de goedkoopste en de duurste optie. Dit maakt dat er veel marge is om te besparen als bedrijf. Volgende bespaartips helpen je alvast.

  • Investeer in software die veel automatiseert. Dit maakt het makkelijk en minder tijdrovend voor medewerkers.
  • Kies een softwaresysteem dat mee kan groeien met het bedrijf. Zo kan je het systeem langer blijven gebruiken en val je bij groei niet meteen terug in de kosten.
  • Zorg voor een goede opleiding voor je personeel. Een collega die wegwijs is met het systeem zal er een stuk sneller mee kunnen werken.
  • Vergelijk verschillende softwaremodellen. Bekijk goed wat je nodig hebt en wie de juiste oplossing heeft voor die nood, voordat je in zee gaat met een bedrijf. Het is vaak voordelig om hiervoor hulp in te schakelen van experts. Dat doe je makkelijk, snel, gratis en vrijblijvend via ons contactformulier.