Bij het inhuren van een secretaresse komen er verschillende zaken kijken waarmee u rekening mee moet houden. U wilt immers wel een geschikte secretaresse inhuren aangezien de secretaresse wordt beschouwd als de gatekeeper van uw kantoor of praktijk. Hieronder volgt een handige checklist welke u kunt hanteren tijdens het inhuren van een secretaresse voor uw kantoor of praktijk.
Definitie van een secretaresse
Een secretaresse kan worden gedefinieerd als een persoon binnen uw bedrijf die alle secretariële werkzaamheden verzorgt. Denk hierbij niet alleen aan het verzorgen van de boekhouding en de administratie, maar ook het verwelkomen en toespreken van klanten die uw bedrijf binnenlopen, het handelen van communicatie tussen de klanten en uw bedrijf, facturatie, planning en organisatie en nog veel meer. Er zijn verschillende soorten secretaresses beschikbaar, waarbij elke soort werkachtig is in een andere richting. De tarieven kunnen verschillen per werkrichting, ervaring van de secretaresse en de academische achtergrond. De meeste eigenaren van bedrijven huren een secretaresse in om hun af te lossen van de secretariële taken zodat ze zichzelf op efficiënte wijze kunnen richten op hun eigen taken.
Voor- en nadelen van een secretaresse
Er zijn een aantal voordelen en een aantal nadelen verbonden aan het aannemen van een secretaresse. Hieronder treft u een overzicht van de belangrijkste voor- en nadelen van een secretaresse:
| Voordelen | Nadelen |
| Een secretaresse kan worden geschouwd als de gatekeeper van uw praktijk of kantoor waarbij de binnenlopende klanten op vriendelijke wijze worden begroet en aangesproken door de secretaresse. | Het inhuren van een secretaresse kan hoge kosten met zich meebrengen. De kosten voor het inhuren van een secretaresse hangen van de ervaring, de academische achtergrond en het soort secretaresse. |
| De secretaresse verzorgt de administratie en de boekhouding van het bedrijf. Zo kan de eigenaar zichzelf richten op zijn eigen taken zonder zich zorgen te hoeven maken om de secretariële werkzaamheden. | Zegt de secretaresse onverwachts af? Dan kan dit problemen veroorzaken indien niemand anders op kantoor de taken van de secretaresse tijdelijk kan overnemen. Niemand kan binnenlopende klanten verwelkomen of de communicatie verzorgen. |
| Het beheer van de agenda wordt door de secretaresse geregeld. Denk zo aan het maken en bijhouden van afspraken en het versturen van herinneringen. | |
| De secretaresse organiseert zaken zoals personeelsfeestjes, bedrijfsuitjes, vergaderingen en congressen. Bij vergaderingen zorgt de secretaresse tevens voor het maken van de notulen | |
| Alle communicatie die binnenkomt wordt door de secretaresse verzorgt. Denk zo aan het oppakken van telefoontjes, het beantwoorden en verzenden van e-mails maar ook de post en fax. | |
| Het beheer van de kantoorartikelen zit geheel in handen van de secretaresse. | |
| De secretaresse maakt en verstuurt facturen op naar de klanten. Ook de debiteuren worden regelmatig opnieuw achternagegaan. | |
| Het archiveren van belangrijke documenten en gegevens wordt door de secretaresse gehandeld. |
Checklist van een secretaresse
Wanneer u een secretaresse gaat inhuren zijn er een aantal zaken waarmee u rekening dient te houden. Hieronder volgt een handige checklist van de belangrijkste zaken:
Offerte aanvragen
Vraag eerst verschillende offertes aan en vergelijk deze op basis van tarieven en bekwaamheden.
Ervaring en kennis
Check hoeveel ervaring de secretaresse heeft en in welke richting. Zo kunt u nagaan hoeveel kennis de secretaresse heeft en wat u kunt verwachten van de kandidaat.
Referenties
Vraag om referenties van een vorige werkgever van de secretaresse. Zo kunt u checken in hoeverre de secretaresse naar behoren heeft gepresteerd op de vorige werkplek. U kunt ook een kijkje nemen op de cv van de kandidaat.
Academische achtergrond
Check wat de academische achtergrond is van de secretaresse. Dit kan in de juridische sector, medisch, administratief en zoveel meer. Afhankelijk van de achtergrond kunt u ook een salarisindicatie geven die passend is.
Meedenkend
Check in hoeverre de secretaresse bereid is om mee te denken met bepaalde ideeen van het bedrijf. Denk zo niet alleen aan verbeteringen maar ook aan het organiseren van bedrijfsuitjes of personeelsfeesten.
Vervoer
Ga na in hoeverre de secretaresse beschikt over een eigen vervoersmiddel. Zo weet u zeker dat de secretaresse op degelijke wijze dagelijks kan komen opdagen ongeacht de wisselende tijden van het openbaar verkeer.
Pauzes inplannen
Ook een secretaresse heeft even een korte pauze nodig om weer even bij te komen. Na een korte pauze kan de secretaresse weer uitgerust en gefocust te werk gaan. Vergeet dus geen korte koffiepauze in te lassen.
Bespaartips secretaresse
Gaat u een secretaresse inhuren om u af te lossen van bepaalde administratieve taken? Dan kunt u besparen op verschillende punten. Het inhuren van een secretaresse hoeft niet duur te zijn, de kosten zijn afhankelijk van welk soort secretaresse u zoekt. Gaat u een freelancer inhuren? Vergelijk dan eerst verschillende offertes van meerdere secretaresses voordat u een beslissing maakt. Zo weet u zeker dat u een goede prijs krijgt. Verder kunt u nog besparen door de reiskosten zo beperkt mogelijk te houden. Dit doet u door een lokale secretaresse in te huren. Een secretaresse die landelijk is rekent onnodig hoge reiskosten die u eenvoudig kunt vermijden.
Vergelijk offertes
Een secretaresse inhuren vergt wat onderzoek vooraf zodat u zeker weet dat u een geschikte kandidaat aanneemt die bekwaam is en past binnen uw bedrijf. Wij kunnen door middel van onze handige vergelijkingstool de beste secretaresses vinden in uw regio. Bent u benieuwd naar wat de mogelijkheden zijn van het inhuren van een secretaresse voor uw kantoor of praktijk? Neem dan gerust contact op met ons en vraag om uw gratis en vrijblijvende offerte.
