Wanneer u een eigen bedrijf heeft bent u doorgaans bezig met het leveren van goederen en diensten. De administratie en boekhouding zijn vaak de ondergeschoven zaken waaraan u het liefst zo min mogelijk aandacht besteedt. Wie een administratiekantoor in de arm wil gaan nemen zal daar doorgaans voor- en nadelen over horen. We hebben ze voor u op een rij gezet en daarbij namen we een aantal aandachtspunten onder de loep.
| Aandachtspunt bij een administratiekantoor | Voordeel | Nadeel |
| Bij een administratiekantoor geeft u alle werkzaamheden uit handen | U kunt uw tijd besteden aan ondernemen zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over de boekhouding van uw bedrijf. Zo weet u dat uw bedrijf financieel gezond is en blijft zonder dat u in de avond uren nog uw administratie zit te doen. Daarnaast is het voordeel van een administratiekantoor dat men de expertise in huis heeft om uw boekhouding te doen. | U heeft zelf geen zicht op de werkzaamheden. Een administratiekantoor inschakelen is dan ook altijd een kwestie van goed vertrouwen. Het is een veeg teken wanneer u opeens een blauwe envelop op uw deurmat vindt omdat de belastingaangifte nog niet is ingestuurd terwijl u daar wel een administratiekantoor voor in de arm had genomen. Controleer dus altijd vooraf de ervaringen en reviews van klanten van een administratiekantoor voor u een contract afsluit. |
| Een soort abonnement met een vast tarief | U betaalt maandelijks hetzelfde voor de administratie die voor u wordt uitgevoerd. Daarbij kunt u kiezen voor meerdere pakketten werkzaamheden. Er bestaan pakketten met de factuurafhandeling van debiteuren en crediteuren. Daarnaast worden bij een basispakket de lonen uitbetaald met de bijbehorende loonadministratie. De BTW afdracht valt eveneens onder het standaard pakket. Kiest u voor een uitgebreider pakket dan worden er naast deze werkzaamheden ook de belastingaangifte, jaarverslag en accountancy uitgevoerd. | Ook in de maanden waarin er weinig werkzaamheden worden uitgevoerd betaalt u naar verhouding een redelijk hoog bedrag. Dat wordt uiteraard vereffend in de maanden dat er door belastingafdracht en accountancy meer uren aan uw bedrijf moeten worden besteed. Een vast bedrag zal dus in maanden met weinig werk in uw nadeel zijn terwijl het in maanden met veel werk in uw voordeel is. |
| Een losse uren contract | Heeft u een administratie die niet heel bewerkelijk is dan is een contract op basis van losse uren in uw voordeel. U zult per maand relatief weinig betalen voor het administratiekantoor wanneer er weinig werk te doen is voor uw bedrijf. U heeft dus een goed overzicht op de werkzaamheden die gedaan moeten worden. | Een administratie met een losse uren contract heeft voor u ook behoorlijk wat nadelen. Een belangrijk nadeel van een dergelijk contract is dat u in maanden waarin er veel werk moet worden gedaan een hoge rekening komt. Daarnaast zullen de werkzaamheden bij een losse uren contract niet zomaar bij de werkzaamheden worden meegenomen: er moet specifiek tijd voor worden ingepland. Zo zult u in maanden waarin de BTW afdracht moet plaatsvinden, waarin de belastingaangifte moet worden ingevuld en waarin het jaarverslag moet worden opgesteld behoorlijk wat extra kosten krijgen. |
| Een administratie met apps | Een administratiekantoor kan contact onderhouden met de klanten via apps. Het gaat dan bij voorbeeld om apps waarmee u de bonnetjesadministratie zelf bijhoudt waardoor deze gemakkelijker te verwerken valt. Verder zijn er kantoren waarbij u de administratie aanlevert via een programma waarin u de geleverde diensten en goederen alvast voorbereidt voor het administratiekantoor. Men is minder tijd kwijt aan uw werkzaamheden. | Het zijn zaken die voor u toch weer wat meer werk betekenen. Wanneer u dit niet wilt zoekt u een administratiekantoor wat zonder apps werkt. Dat zal in de meeste gevallen inhouden dat u meer moet betalen op maandbasis voor de werkzaamheden. |
| Een administratie die ook uw wanbetalers bij de les houdt | Een administratiekantoor kan in uw opdracht ook de incasso op zich nemen wanneer er sprake is van wanbetaling. In dat geval zullen eventuele aanmaningen ook door het administratiekantoor worden uitgestuurd waardoor rekeningen op tijd worden betaald. Voor u als ondernemer heeft dit behoorlijk wat voordelen. Zo is het voordeel dat uw relatie met de wanbetaler niet zal veranderen op zakelijk gebied. U blijft gewoon leveren terwijl de facturen waarschijnlijk wel gewoon betaald worden. | Een administratie wat de incasso doet namens u zal niet altijd uw taalgebruik en bedrijfsgewoontes hanteren. In die gevallen heeft de klant door dat een externe partij de incasso uitvoert wat soms voor verkeerde reacties kan zorgen. Het is dan ook zaak dat u hier afspraken over maakt met het administratiekantoor. Verder moet u goed communiceren met het administratiekantoor wat de afspraken zijn omtrent levering met een wanbetaler. |
Een administratiekantoor selecteren
Wanneer u uw administratie wilt laten uitvoeren door een administratiekantoor is het aan te raden dat u eerst offertes opvraagt. Dat doet u met onderstaande button. U ontvangt dan gelijk een aantal offertes van administratiekantoren om te vergelijken. Door te kijken naar de reviews en de bijbehorende prijzen komt u tot de beste keuze. Dat kan binnen een paar minuten. U bespaart hiermee tijd en geld.
