Heeft u een kleine NV dan is het doorgaans niet lonend om een eigen administrateur in dienst te hebben. Veel eigenaren van een kleine NV schakelen dan ook een administratiekantoor in wat de boekhouding doet. We keken voor u naar de diensten van een administratiekantoor en daarnaast keken we naar de prijzen die ervoor worden berekend. Ook keken we naar manieren om te besparen op een administratiekantoor voor uw NV. Dat gaat gemakkelijker dan u zou denken.
Een pakket of losse uren
Wanneer u een administratiekantoor gaat inschakelen heeft u de keuze uit een pakket met werkzaamheden wat tegen een vast maandelijks tarief wordt uitgevoerd of een verloning in uren. De keuze die u maakt is heel persoonlijk. We hebben de mogelijkheden kort voor u toegelicht zodat u tot een passende keuze kunt komen.
Een pakket met een maandelijks tarief
Wanneer u kiest voor de veiligheid van een vast maandelijks bedrag kiest u voor het pakket. In dat geval wordt er gekeken naar de prijs van uw werkzaamheden op jaarbasis. Daarbij is het belangrijk dat u goed kijkt naar de werkzaamheden die u wilt laten uitvoeren. Het kan zijn dat u het administratiekantoor bepaalde zaken zoals de belastingaangifte, het jaarverslag en de accountancy niet wil laten uitvoeren omdat u daarvoor een andere partij in dienst heeft. In dat geval kiest u voor het beperkte pakket. In dat geval bent u op jaarbasis waarschijnlijk meer kwijt dan wanneer u het administratiekantoor alle werkzaamheden laat uitvoeren. Verder moet u kijken naar punten die de prijs hoger maken. Daar komen we straks verder op terug.
Een administrateur met een uurtarief
Wanneer u er de voorkeur aan geeft om in maanden met een beperkte administratie ook minder kosten te hebben kiest u voor een administrateur die met een uurtarief werkt. In dat geval zullen de werkzaamheden op een flexibele basis worden uitgevoerd. U betaalt alleen voor de werkzaamheden die daadwerkelijk in een bepaalde maand zijn verricht. Deze gewerkte tijden worden vaak afgerond op blokken van 5, 10 of 15 minuten.
De kosten van een administratiekantoor voor uw NV
We vroegen offertes op voor een administratiekantoor voor een NV. We ontvingen van meerdere administratiekantoren de onderstaande prijsopgaven.
| Welke dienstenvorm neemt u af van het administratiekantoor | Wat voor werk wordt er verricht | Wat is het tarief |
| Een pakket in de vorm van een abonnement | Administratie van inkomende en uitgaande facturen, verloning aan de hand van urenbriefjes, loonbetaling, BTW afdracht | Tussen 250 en 350 euro per maand afhankelijk van de grootte van uw bedrijf |
| Een pakket in de vorm van een abonnement | Administratie van inkomende en uitgaande facturen, de verloning aan de hand van urenbriefjes, de betaling van de lonen, de afdracht van de BTW, de jaarlijkse belastingaangifte, het jaarverslag en de accountancy. Eventueel aangevuld met incasso bij wanbetalers | Tussen 350 en 450 euro per maand afhankelijk van de grootte van uw bedrijf |
| Een administrateur op urenbasis | Administratie van inkomende en uitgaande facturen, de verloning aan de hand van urenbriefjes, de betaling van de lonen, de afdracht van de BTW, de jaarlijkse belastingaangifte, het jaarverslag en de accountancy. Eventueel aangevuld met incasso bij wanbetalers | Tussen 65 en 79 euro per uur afhankelijk van de aard van de werkzaamheden |
Zaken die de prijs mede bepalen
De prijs van de werkzaamheden van een administratiekantoor worden bepaald door een aantal punten. Zo mag u denken aan zaken als wanbetalers in uw debiteurenbestand. Deze klanten kunnen de nekslag zijn voor een NV. Wanneer facturen niet op tijd worden betaald kan er wrevel ontstaan wat de relatie tussen de debiteur en u als leverancier niet ten goede komt. Als u dezes werkzaamheden uit handen geeft aan het administratiekantoor zal dit anders zijn. Men rekent een bedrag extra voor de dienstverlening en daarmee behoudt u de financiële gezondheid van uw bedrijf. Verder wordt de prijs betaald door zaken zoals persoonlijk bezoek aan het administratiekantoor. Ook hiervoor zult u extra moeten betalen. Wanneer u de administratie online aanlevert bespaart u op de kosten.
De voordelen van een administratiekantoor
het inhuren van een administratiekantoor heeft voor u als eigenaar behoorlijk wat voordelen. Een van die voordelen is dat u geen vaste boekhouder in dienst hoeft te houden. U heeft geen verplichtingen zoals ziektewet, afdracht loonbelasting et cetera. Daarnaast heeft u de zekerheid dat er een continuïteit is bij de behandeling van uw boekhouding. U weet vrijwel zeker dat belastingzaken goed worden afgehandeld zonder dat u zich daar in hoeft te verdiepen en daarnaast weet u ook zeker dat de lonen op tijd worden uitbetaald.
De nadelen van een administratiekantoor
Een administratiekantoor kan ook nadelen voor uw NV opleveren. Zo is daar de kans dat uw zaak door meerdere medewerkers wordt behandeld. Daarbij is dus het risico dat er bij een contact over een kwestie moet worden gezocht naar degene die ermee bezig is geweest. U heeft dan geen vast aanspreekpunt. Daarnaast is een administratiekantoor inschakelen een kwestie van goed vertrouwen. U moet ervan op aan kunnen dat alle diensten ook daadwerkelijk worden uitgevoerd.
Besparen op een administratiekantoor
Dit kunt u doen op meerdere manieren. Een manier die veel wordt gebruikt is dat u via een app de bonnetjesadministratie uitvoert. Daarnaast kunt u boekhoudkundige zaken vaak online voorbereiden. Zo kunt u leveringen van producten en diensten online inleveren zodat het administratiekantoor de facturatie sneller kan uitvoeren. Een goede manier om te besparen op de kosten van een administratiekantoor is verder dat u vooraf de prijzen opvraagt en vergelijkt. Dit zal u een behoorlijk voordeel opleveren wat kan oplopen tot wel 20 procent.
