Zakelijke verhuizing

Een zakelijke verhuizing heeft veel baat bij een goede planning. Als dit niet goed geregeld is, dan kan uw bedrijf geld mislopen omdat de processen en dagelijkse werkzaamheden te lang onderbroken worden. Een zakelijke verhuizing moet daarom vlekkeloos verlopen zodat de werkdag van de werknemers in kwestie zo min mogelijk wordt verstoord. Een vakkundig en geschoold verhuisbedrijf is daarbij onmisbaar. Leest u hier verder over alles wat bij een zakelijke verhuizing om de hoek komt kijken.

De kosten

Natuurlijk draait alles in het zakenleven om financiën en de kosten voor een zakelijke verhuizing zijn dan ook vaak doorslaggevend. In dit geval zal u zichzelf moeten afvragen of het maken van extra kosten voor een erkende of vakkundige verhuizer opweegt tegen de mogelijke verliezen als u een verhuisbedrijf aanwijst dat minder efficiënt te werk gaat. Leest u daarom later verder over het vinden van een geschikte specialist en het bereiken van een goede balans tussen kosten en kwaliteit. In de onderstaande tabel vindt u de gemiddelde prijzen waarmee u rekening kunt houden, maar deze zijn sterk afhankelijk van uw specifieke situatie. De exacte kosten vraagt u dan ook het beste direct op bij een verhuisbedrijf.

 Voor- en nadelen

Misschien heeft u nog uw twijfels over het al dan niet inhuren van een verhuisbedrijf. Het verhuizen van een kantoor of ander zakelijk pand heeft natuurlijk meer risico’s, maar daardoor is het ook duurder. Leest u daarom de onderstaande voor- en nadelen door voor het inzetten van een professioneel verhuisbedrijf voor uw zakelijke verhuizing en streep ze tegen elkaar af.

Voordelen

• Als u een goed zakelijk verhuisbedrijf inschakelt dat verstand heeft van wat er verhuisd moet worden en dat gespecialiseerd is in bedrijfsverhuizingen, dan zullen uw dagelijkse werzaamheden zo min mogelijk worden verstoord.
• Verhuisbedrijven beschikken over de middelen die nodig zijn bij een zakelijke verhuizing, zoals archiefbakken, dozen voor computers en kabels, verhuisliften, traplopers en gereedschap voor het monteren en demonteren van meubels.
• Een verhuisbedrijf kan uw verhuizing snel en efficiënt uitvoeren, uiteraard altijd in overleg met u. Vaak zijn ze ook in het weekend en tijdens de avonduren beschikbaar, als het voor u belangrijk is dat uw bedrijf tijdens kantooruren gewoon open kan blijven.
• Verhuisbedrijven zijn verzekerd en als deze verzekering goed is, dan krijgt u de beschadigde goederen tegen nieuwwaarde vergoed. Het is wel verstandig dat u dit even controleert zowel als de maximale verzekerde waarde van de goederen die worden verhuisd.

Nadelen

• Zakelijke verhuizingen zijn specialistisch en daarom duur. U kunt op een gemiddelde prijs rekenen van €20 per vierkante meter, maar als uw verhuizing afwijkt van de standaard zal dit al snel meer worden.
• Huurt u het verkeerde bedrijf in, dan kan er potentieel van alles mis gaan. En in de zakenwereld betekent dit dat u veel geld kunt verliezen. Het is daarom essentieel dat u een bedrijf vindt dat u met uw zakelijke verhuizing kunt vertrouwen.

Wat moet u echt weten: een Erkende Project Verhuizer (EVV)

Verhuisbedrijven die gespecialiseerd zijn in zakelijke verhuizingen kunnen zich aanmelden bij het keurmerk Erkende Project Verhuizer. Bedrijven die dit keurmerk mogen voeren moeten voldoen aan strenge eisen die te maken hebben met bijvoorbeeld veiligheid, integriteit en vakmanschap. Ook moet 70 procent van de verhuizers die werkzaam zijn bij het bedrijf het diploma Projectverhuizer of Voorman Projectverhuizer gehaald hebben. Dit geeft u als opdrachtgever natuurlijk belangrijke voordelen, zoals een garantie van kwaliteit en vakmanschap en een zekerheid dat er vertrouwelijk met uw spullen zal worden omgegaan. Daarnaast heeft u te allen tijde beschikking over deskundig advies, zal elk type zakelijke verhuizing kunnen worden uitgevoerd en weet u zeker dat het verhuisbedrijf een prima verzekering heeft. Voor een minimaal oponthoud en een uitgebreid dienstenpakket is een EVV een goede optie om te overwegen.

Aandachtspunten zakelijke verhuizing

In de zakenwereld zijn er dus een groot aantal redenen te geven voor het inhuren van een gespecialiseerd bedrijf voor uw zakelijke verhuizing. Toch zijn er ook enkele aandachtspunten waar u zich van bewust moet zijn.

• Vertrouwelijke informatie: bij veel zakelijke verhuizingen zal er vertrouwelijke informatie moeten worden verhuisd, zoals archieven en databases. Het is verstandig dat u goed met het verhuisbedrijf spreekt over wat zij eraan doen om er zorg voor te dragen dat uw vertrouwelijke gegevens veilig zijn. Er zijn bijvoorbeeld speciale archiefbakken die verzegeld kunnen worden en er zijn geheimhoudingsverklaringen die kunnen worden getekend, indien dit wenselijk is.
• Voorrijkosten: veel verhuisbedrijven brengen voorrijkosten in rekening en deze worden geteld vanaf de basis. Per kilometer kunt u dan bedragen van rond de €0,60 en €0,70 verwachten. Regionale verhuisbedrijven vragen niet altijd om voorrijkosten, of ze geven u de eerste 20 kilometer gratis. De voorrijkosten worden niet altijd duidelijk benoemd of omschreven en het is niet de bedoeling dat u hierdoor verrast wordt. Vraag dit dus altijd na voordat u een overeenkomst aangaat.
• Inventaris: in een inventaris wordt exact vastgelegd wat er verhuisd gaat worden. Daarbij komt er in te staan wat in welke doos is gepakt en of dit de plaats van bestemming heeft bereikt. Het verhuisbedrijf kan de inventaris voor u maken, maar u kunt dit ook zelf doen. Wat ook het geval, vraag altijd om inzage van de inventaris en ook dat deze wordt getekend door iemand die hiervoor verantwoordelijk is. U kunt ook vragen voor een notitie van de initialen van degene die de desbetreffende spullen heeft ingepakt. U kunt dan altijd zien waar iets is kwijtgeraakt en wie u daarvoor kunt aanspreken.

Hoe vindt u een goede specialist?

Zoals boven al even genoemd is het essentieel voor het verloop van uw zakelijke verhuizing dat u hiervoor een geschikte verhuizer aanwijst. In veel gevallen kan het goedkoper uitpakken als u een duurder verhuisbedrijf inhuurt die uw verhuizing sneller en efficiënter in kan plannen. Daarom kunt u het beste op zoek gaan naar een verhuisbedrijf dat u vertrouwt en waarvan u zeker weet dat uw verhuizing professioneel en bekwaam zal verlopen. U kunt daarvoor het onderstaande stappenplan gebruiken.

1. Maak een lijst van alle verhuisbedrijven uit uw regio en kies 3 tot 6 bedrijven waarmee u denkt zaken te kunnen doen. Vraag uzelf alvast af of u met een erkend bedrijf wilt werken, bijvoorbeeld, of dat u ook met verhuizers zonder erkenning in zee wilt gaan. Denk dan ook aan benodigde specialisaties, zoals het verhuizen van archieven of it-apparatuur.
2. Benader deze bedrijven en nodig ze uit op gesprek bij u op kantoor. Bespreek tijdens dit gesprek wat uw behoeften zijn, welke diensten u wilt dat er worden uitgevoerd en wat de omvang is van de inboedel. Het verhuisbedrijf zal hier notities van maken en deze kunnen omzetten in een offerte, die u toegestuurd zal krijgen.
3. Verzamel alle offertes en maak een vergelijking. Vergeet niet goed te controleren of de offertes compleet zijn en overeenkomen wat u heeft besproken. Vergelijk deze vervolgens op de volgende punten (en andere punten die voor u belangrijk zijn):
   1. De prijs, maar vergeet niet de prijs te bekijken in relatie tot de diensten die u worden aangeboden.
   2. De kwaliteit van de aangeboden diensten door de scholing van het personeel te onderzoeken en de keurmerken/erkenningen te controleren.
   3. De integriteit die wordt gehandhaafd door het bedrijf en hoe er wordt omgegaan met betrouwbare informatie.
   4. De verzekering van het verhuisbedrijf.
   5. De garantie die u krijgt, bijvoorbeeld over de aanbetaling die u moet doen.
   6. Het tijdsbestek waarin uw verhuizing plaats kan vinden. Hoe snel kan uw bedrijf van A naar B verhuisd worden en hoe minimaal is de overlast die er zal worden veroorzaakt?
4. Kies het verhuisbedrijf uit dat u de beste diensten kan aanbieden voor het meest gunstige bedrag.

Interessante bespaartips

Een zakelijke verhuizing is vaak prijzig, maar als u de juiste verhuizer gevonden heeft dan zal deze het geld meer dan waard zijn. Uw spullen zijn in goede handen en deze zullen snel en efficiënt naar de nieuwe bestemming worden gebracht. U kunt zich daarom bezig houden met andere zaken en u volledig laten ontzorgen. Gebruikt u dan ook de onderstaande bespaartips, dan krijgt u de beste service voor de laagste prijs.

• Verhuizen tijdens kantooruren: het is niet altijd mogelijk, maar verhuizen tijdens kantooruren is aanzienlijk goedkoper dan verhuizen in de avonduren of tijdens het weekend. Soms kan er een opslag gevraagd worden van meer dan 50 procent en dat is natuurlijk aanzienlijk. Probeert u daarom uw verhuizing zo te plannen dat alles, of in ieder geval een gedeelte ervan, tijdens kantooruren kan worden afgerond. Dit zal u veel geld schelen.
• Een regionaal bedrijf: als een zakelijk verhuisbedrijf minder ver hoeft te rijden om bij u te komen, dan zullen er geen of nauwelijks voorrijkosten in rekening gebracht worden. Door deze te vermijden kunt u uiteraard geld besparen.
• Help mee: u kunt samen met uw afdeling personeelszaken bespreken welke onderdelen van de verhuizing u en uw werknemers zelf zouden kunnen doen. Als u regelmatig het nieuwe pand bezoekt kunt u alvast spullen meenemen, bijvoorbeeld. Ook uw werknemers kunnen zelf hun laatjes en kastjes leeghalen en hun spullen meenemen naar het nieuwe pand. Zo lang dit de verhuizing niet belemmert en personeelszaken er akkoord mee gaat, kan dit uw verhuizing aanzienlijk versnellen.
• Een kleine inventaris: hoe kleiner de inventaris, hoe goedkoper uw verhuizing. Probeer daarom kritisch door al de te verhuizen goederen te lopen en begin hier vroeg mee. Overbodige meubelen kunt u verkopen, zowel als schermen die niet zullen worden opgehangen in het nieuwe pand en whiteboards, bijvoorbeeld. Hoe minder u verhuist hoe sneller de verhuizing kan plaatsvinden en hoe goedkoper deze zal zijn.
• Extra verhuizers: u betaalt voor een extra verhuizer gemiddeld €30 per uur. Soms kan het goedkoper zijn om deze €30 per uur te betalen zodat u sneller kunt verhuizen, dan er langer over te doen met alle financiële gevolgen van dien.

Vergelijk offertes

Als u ook een zakelijk verhuisbedrijf wilt vinden, dan kunnen wij u alvast op weg helpen. Via onze vergelijkingstool vraagt u namelijk snel en gemakkelijk een aantal offertes op bij meerdere verhuisbedrijven tegelijkertijd. Deze voegt u toe aan uw vergelijking, zodat u zeker weet dat u de beste deal vindt en het meest vakkundige verhuisbedrijf.