Het is namelijk belangrijk dat u uw aanbod zo slim mogelijk omschrijft zodat de offerte de interesse van de potentiële klant zodanig opwekt dat de klant de offerte verder wil doornemen. Hoe slimmer uw aanbod wordt omschreven, des te duidelijker uw aanbod overkomt bij de klant en des te sneller de offerte akkoord zal gaan met uw aanbod. Maar hoe wordt een offerte aanbod zo slim en overtuigend mogelijk opgesteld zodat deze aantrekkelijk genoeg is voor de klant? U leest het allemaal hieronder.
Wat is een offerte
Een offerte is een document dat wordt opgesteld door een bedrijf en een officieel aanbod bevat naar een potentiële klant toe. Meestal wordt er een offerte opgevraagd door een klant die geïnteresseerd is om meer te weten over de kenmerken van uw producten en diensten, de voordelen, de oplossingen die u de klant kunt bieden en vervolgens de prijs. Offertes worden vaak vrijblijvend uitgegeven waarbij het bedrijf de offerte altijd nog kan intrekken of kan wijzigen indien de klant hier niet op ingaat. Daarnaast worden andere offertes uitgegeven met een geldigheidsduur waarbij de klant een bepaalde termijn heeft om te reageren op de offerte door deze goed of af te keuren.
Soorten offertes
Het maakt niet uit wat voor soort offerte u gaat opstellen, het is altijd van groot belang om het aanbod zo slim mogelijk te omschrijven zodat deze de klant sneller aantrekt. Er zijn drie verschillende soorten offertes te onderscheiden, namelijk:
- Product offertes
- Dienst offertes
- Project offertes
Elke offertesoort heeft ongeveer dezelfde opstelling en bestaat uit ongeveer dezelfde onderdelen. Het voornaamste verschil hierbij is enkel de omschrijving van uw aanbod. In het eerste geval worden producten aangeboden, bij dienst offertes gaat het om diensten en bij project offertes voert uw bedrijf projectmatige werkzaamheden uit.
Onderdelen van een offerte met een slim aanbod
Elke soort offerte bestaat uit een aantal standaard onderdelen zodat de klant op eenvoudige wijze meerdere offertes met elkaar kan vergelijken. Een standaard offerte met een slim omschreven aanbod bestaat over het algemeen uit de volgende onderdelen:
- Een duidelijke omschrijving van uw product en/of dienst.
- Een omschrijving van uw bedrijf.
- De planning van het project inclusief eventuele deadlines.
- De geldigheidstermijn van de offerte.
- De algemene voorwaarden van de offerte.
Verder dient een offerte altijd te zijn ondertekend en te zijn voorzien van eventuele bijlagen als het om een groter project gaat.
Uw aanbod omschrijven
Uw aanbod kan worden omschreven als de producten of diensten die u biedt aan de potentiële klant. In een offerte dient u uw aanbod concreet en duidelijk te omschrijven zodat de klant weet waar deze aan toe is. Zo weet de klant in hoeverre u geluisterd hebt en of u de klantbehoefte hebt begrepen. Hoe beter de omschrijving van uw aanbod, des te duidelijker u bent voor de klant waardoor vervolgens de klant ook sneller geneigd is om akkoord te gaan met uw offerte.
Hoe slim een aanbod omschrijven?
Het schrijven van een offerte aanbod lijkt eenvoudig maar dit is niet altijd zo. U dient namelijk rekening te houden met allerlei factoren aangezien het opstellen van een slim offerte aanbod zeer essentieel is voor de goedkeuring van de offerte bij de klant. Er zijn verschillende tips die u kunt hanteren om uw offerte aanbod op slimme wijze om te schrijven. Zo kunt u rekening houden met de volgende tips:
Omschrijf uw product en dienst
Zorg voor een duidelijke omschrijving van uw aanbod door rekening te houden met de eigenschappen van je producten of diensten, de werking ervan, de gevolgen die het aanschaffen van uw producten en diensten kunnen hebben en de voordelen van deze gevolgen.
Omschrijf alleen het noodzakelijke
Zorg voor een beschrijving van uw producten en diensten in uw offerte aanbod maar beperk u alleen tot het noodzakelijke. Ga geen lange opsommingen vermelden en geef alleen informatie waar de klant echt wat aan heeft.
Maak gebruik van de juiste woorden
Maak gebruik van de juiste woorden kracht hebben en op positieve manier inspelen op de emoties en gevoelens van de klant. Vermijd twijfelwoorden, verkleinwoorden, hulpwerkwoorden, stopwoorden en moeilijke termen. Door de juiste woorden te gebruiken in uw offerte aanbod zal de klant zich sneller thuis voelen met uw offerte en deze ook eerder accepteren.
Persoonlijke benadering
Hanteer een persoonlijke benadering bij het opstellen van uw offerte aanbod zodat de klant het gevoel krijgt dat u echt hebt geluisterd en dat u een oplossing biedt voor het probleem van de klant. De klant voelt zich hierdoor gewaardeerd.
Controleer op fouten
Een offerte vol met fouten staat onprofessioneel en komt slordig over in ogen van de klant. Check uw offerte aanbod eerst op taalfouten, spelfouten en grammaticafouten voordat u deze naar de klant stuurt. Ook fouten in de spelling van de naam en gegevens van de klant dient u goed te checken.
Het is zeer belangrijk om het aanbod in uw offertes op slimme wijze te omschrijven zodat deze klantgericht is en de klant direct aanspreekt. Hoe slimmer uw offertetekst, des te hoger uw kans dat uw offerte wordt goedgekeurd door de klant.
