Voordelen en nadelen secretaresse

Het inhuren van een geschikte secretaresse voor uw bedrijf vergt enig onderzoek. U wilt natuurlijk wel een betrouwbare en bekwame secretaresse aannemen zodat u zelf efficiënt te werk kunt gaan. Er zijn verschillende voordelen waarvan u kunt profiteren door het inhuren van een secretaresse. Maar wat zijn nou precies de verschillende voordelen en nadelen waarmee u te kampen krijgt als het gaat om het inhuren van een secretaresse? U leest het allemaal hieronder.

Wat is een secretaresse

Een secretaresse is een persoon die werkachtig is op secretarieel gebied. Zo verzorgt een secretaresse alle secretariële werkzaamheden binnen een kantoor of een praktijk. Hiertoe behoort niet alleen het verwelkomen van klanten die binnenkomen op het bedrijf of het opnemen van telefoontjes, maar ook het verzorgen van alle andere communicatie tussen de klanten, de organisatie, agendabeheer, facturatie en nog veel meer. Een secretaresse voegt waarde aan uw bedrijf toe door u te verlossen van bepaalde werkzaamheden. Zo kunt u zelf verdergaan met uw eigen belangrijke zaken om uw bedrijf optimaal en efficiënt te laten functioneren. Er zijn verschillende soorten secretaresses. Denk zo aan een junior secretaresse, een directiesecretaresse, een virtuele of online secretaresse, een juridisch of een medisch secretaresse. Daarnaast zijn er ook verschillende secretaresses die als freelancer te werk gaan.

Kosten

De kosten voor een secretaresse verschillen aan de hand van een aantal factoren. Zo is het niet alleen belangrijk om te kijken naar de werkervaring van de secretaresse, maar ook naar de academische achtergrond en de werkrichting van de secretaresse. Er zijn verschillende soorten secretaresses, waarbij elk soort een ander kostenplaatje heeft. Hieronder treft u de gemiddelde kosten per secretaressesoort per uur:

De kosten zijn niet alleen per uur te bepalen, maar u kunt ook nagaan wat de kosten per maand zijn. In dat geval spreken we over een maandsalaris, waarbij we ook een onderscheid kunnen maken tussen een goedkope secretaresse, een budget secretaresse en een professionele secretaresse.

Werkzaamheden secretaresse

Een secretaresse die regelt niet alleen de koffie of het opnemen van telefoontjes op een bedrijf, maar verzorgt een groot aantal taken. Er zijn verschillende werkzaamheden waar de secretaresse zich dagelijks mee bezighoudt. Denk zo aan het verwelkomen en aanspreken van binnenlopende klanten, het verzorgen van de communicatie tussen de klanten en het bedrijf, het organiseren van vergaderingen, congressen, uitjes en feestjes. Maar ook het notuleren van vergaderingen, het verzorgen van de afspraken, het beheren van de agenda en de kantoorartikelen, de facturatie van het bedrijf of de praktijk en ook het achternagaan van de verschillende debiteuren.

Voordelen van een secretaresse

Wanneer u een secretaresse inhuurt voor het verzorgen van al uw secretariële taken, dan kunt u profiteren van verschillende voordelen. Hieronder volgt een lijstje van de allerbelangrijkste voordelen.

Gatekeeper van uw bedrijf

De secretaresse wordt aangezien als de gatekeeper van uw bedrijf. Op vriendelijke wijze verwelkomt de secretaresse binnenlopende klanten op uw kantoor of pand en spreekt deze aan.

Administratie en boekhouding

Zowel de administratieve taken als de boekhouding worden door de secretaresse geheel verzorgd. Op deze wijze kan de eigenaar van het bedrijf zelf efficiënt te werk gaan en zich op zijn eigen werkzaamheden richten.

Agendabeheer

De agenda wordt geheel door de secretaresse beheerd. Zo worden niet alleen alle afspraken gepland, maar deze worden ook bijgehouden.

Organisatie

Een secretaresse organiseert alles binnen het bedrijf. Denk zo niet alleen aan bedrijfsuitjes of personeelsfeesten maar ook aan het organiseren van vergaderingen of congressen.

Binnenkomende communicatie

Alle binnenkomende communicatie wordt geheel door de secretaresse gehandeld. Zo worden telefoontjes opgenomen, mails beantwoord en verstuurd en ook de fax en de post wordt verzorgd.

Kantoorartikelen beheer

De kantoorartikelen binnen het bedrijf worden door de secretaresse beheerd. Wanneer de voorraad omlaaggaat weer de secretaresse de artikelen opnieuw te bestellen zodat de werknemers binnen het bedrijf naar behoren kunnen werken.

Facturatie

De facturatie wordt door de secretaresse gedaan. Zo worden niet alleen facturen opgemaakt en verstuurd, maar ook de debiteuren met open facturen worden opnieuw aangesproken.

Notulen en archiveren

De secretaresse is verantwoordelijk voor het maken van de notulen tijdens de vergaderingen en belangrijke evenementen. Daarnaast doet de secretaresse ook de archivering van belangrijke documenten van het bedrijf, van facturen, bestanden met gegevens van de klanten enzovoorts.

Nadelen van een secretaresse

Er zitten ook een aantal nadelen verbonden aan het inhuren van een secretaresse. Zo kunt u rekenen op de volgende nadelen:

Oplopende kosten

De kosten voor het inhuren van een secretaresse kunnen flink oplopen, afhankelijk van de ervaring van de secretaresse, de academische achtergrond, maar voornamelijk ook van het soort secretaresse waar u naar op zoek bent. Zo gaat u veel minder betalen voor een online of virtuele secretaresse dan voor een directiesecretaresse.

Verzuim

Mocht het gebeuren dat uw secretaresse onverwachts afzegt vanwege ziekte of een andere persoonlijke reden, dan is er niemand in uw bedrijf aanwezig om uw klanten te verwelkomen of om de binnenkomende communicatie te verzorgen. Soms kan er iemand anders op het bedrijf is de taken voor die dag overnemen, maar dat gaat ten koste van de werkzaamheden van die werknemer. Daarnaast is het mogelijk om een tijdelijke werkkracht in te huren bij een uitzendbureau. Ook dat gaat extra geld kosten.

Vergelijk offertes

Een secretaresse kan waarde toevoegen aan uw bedrijf op verschillende manieren. Maar hoe vindt u nou een geschikte secretaresse? U wilt immers iemand die betrouwbaar en bekwaam is inhuren zodat u zelfverzekerd kunt zijn van een goede werkverhouding. Wij helpen u graag aan de beste secretaresses uit uw omgeving door middel van onze handige vergelijkingstool. Neem contact op met ons en vraag om uw offerte.