Bent u van plan om een secretaresse te gaan inhuren voor uw bedrijf? Dan zijn er verschillende factoren waarmee u rekening dient te houden. Er zijn namelijk zoveel zaken die verkeerd kunnen gaan. Vermijd de meest gemaakte fouten door hieronder verder te lezen om te weten wat de verschillende valkuilen zijn bij het inhuren van een secretaresse.

Wat is een secretaresse

Een secretaresse kan worden omschreven als een functie binnen een bedrijf die de secretariële werkzaamheden vervult binnen het bedrijf. Denk zo aan de administratie, de boekhouding, het verzorgen van binnenkomende communicatie, het verwelkomen van klanten, het organiseren, plannen en beheren van verschillende belangrijke zaken binnen het bedrijf. Ook het notuleren, factureren en het archiveren van belangrijke documenten horen tot de werkzaamheden van een secretaresse. Er zijn verschillende soorten secretaresses. Zo treft u een junior secretaresse, een juridisch secretaresse, een medisch secretaresse, een directiesecretaresse of zelf een virtueel of online secretaresse. Daarnaast zijn er verschillende secretaresses die werken als freelancers. Over het algemeen wordt een secretaresse ingehuurd om de eigenaar van het bedrijf af te lossen van de verschillende secretariële taken zodat de eigenaar doelgericht en efficiënt verder kan werken.

Kosten inhuren secretaresse

Hoeveel u gaat betalen voor het inhuren van een secretaresse is afhankelijk van diverse factoren. Zo is het niet alleen belangrijk om te kijken naar hoeveel werkervaring de secretaresse heeft, maar ook over welke academische achtergrond de secretaresse beschikt en in welke branche de secretaresse werkzaam is. Het is mogelijk om de kosten per uur en de kosten per maand te bepalen voor een secretaresse.

Kosten per uur

De gemiddelde kosten per uur hangen af per soort secretaresse. Een online secretaresse rekent €25 tot €45 per uur, een freelancer rekent €30, een juridisch secretaresse vraagt €50 per uur, een medisch secretaresse €55 per uur en vervolgens vraagt een secretarieel secretaresse of een directiesecretaresse minstens €65 per uur.

Kosten per maand

De kosten per maand hangen af van de ervaring van de secretaresse. Het maandsalaris van een secretaresse die pas is afgestudeerd is gemiddeld €1.700 en van een secretaresse die al enige tijd werkzaam is kunt u verwachten dat deze ongeveer €2.100 verdient. Een ervaren en professionele secretaresse vraagt minstens €2.500 per maand afhankelijk van de richting van het bedrijf, de werkzaamheden en het aantal uur per week dat er gewerkt dient te worden.

Valkuilen bij het inhuren van een secretaresse

Er zijn verschillende dingen die verkeerd kunnen gaan bij het inhuren van een secretaresse. Denk zo aan de volgende valkuilen:

Offertes vergelijken

Vergelijk eerst verschillende offertes van secretaresses indien u deze als freelancer inhuurt of bij een uitzendbureau.

Volledige vacature opstellen

Stel een vacature op waarbij de informatie die erop vermeld staat volledig is. Denk zo niet alleen aan de taken en werkzaamheden maar ook aan het aantal werkuren, de voorwaarden en de kwaliteiten waarover de sollicitanten dienen te beschikken.

Academische achtergrond

Aangezien er tegenwoordig verschillende online cursussen zijn waarbij iedereen zichzelf een secretaresse kan noemen, is het van groot belang om na te gaan of de kandidaat beschikt over een bepaalde academische achtergrond die aansluit bij de functie binnen uw bedrijf.

Imago van uw bedrijf

Een secretaresse wordt beschouwd als het gezicht van uw bedrijf waarbij binnenlopende klanten op vriendelijke wijze dienen te worden begroet en aangesproken door uw secretaresse. Is de secretaresse niet vriendelijk of traag, dan heeft dit negatieve gevolgen voor uw het imago van uw bedrijf.

Beperkte werkzaamheden

Vaak denkt men dat een secretaresse alleen taken uitvoert zoals het regelen van de koffie of thee, het print en filewerk en het opnemen van telefoontjes. Dit is ver van waar, aangezien een secretaresse ook de belangrijke administratieve en secretariële functies vervult.

Tips bij het inhuren van een secretaresse

Overweegt u het inhuren van een secretaresse? Neem dan onderstaande tips in acht wanneer u begint met het zoeken van een geschikte kandidaat:

  • Maak een vacature en plaats deze op een geschikte plek. Meld in de vacature wat de taken zijn, het aantal uren en de kwalificaties waarover de kandidaat moet beschikken.
  • Voer een prescreening uit van de personen die hebben gesolliciteerd zodat u een beeld krijgt van de verschillende personen.
  • Aan de hand van een sollicitatieronde waarbij u de beste kandidaten uitnodigt kunt u nagaan wie het best past bij uw bedrijf. Let hierbij voornamelijk op dat er een goede klik is tussen uw bedrijf en de secretaresse.
  • Wees duidelijk over het salaris. Zo zijn beide partijen goed op de hoogte van wat ze kunnen verwachten van elkaar.

Vergelijk offertes

Het vinden van een geschikte secretaresse om uw secretariële taken van uw bedrijf van u over te nemen is niet een eenvoudige taak. U wilt natuurlijk een betrouwbare kandidaat inhuren die zowel bekwaam als vriendelijk is en waar u een klik mee heeft. Laat het vinden van een goede secretaresse aan ons over, neem vandaag nog contact met ons op en vraag om uw gratis en vrijblijvende offerte.