Wanneer u een kleine BV heeft is het doorgaans niet zinvol om een eigen boekhouder in vast dienstverband te nemen. Steeds meer BV eigenaren kiezen er dan ook voor om een administratiekantoor in te schakelen voor de boekhouding. Wanneer u dit wil gaan doen komt u erachter dat er keuzes moeten worden gemaakt. Daarnaast zult u bemerken dat er voor- en nadelen aan een administratiekantoor zitten. We hebben ze voor u op een rij gezet.
De keuze voor een pakket
Wanneer u een administratiekantoor gaat inschakelen voor uw BV heeft u de keuze tussen een pakket of een administrateur op urenbasis. Wanneer u kiest voor een pakket betaalt u daarvoor maandelijks een vast tarief. Voor die vaste prijs worden maandelijks alle afgesproken werkzaamheden verricht. Daarbij heeft u de keuze tussen een beperkt pakket en een uitgebreid pakket. Bij het beperkte pakket worden de debiteuren- en crediteurenadministratie gedaan. Daarnaast wordt de loonbetaling gedaan en de urenstroken worden ingevoerd. Verder wordt de BTW afdracht gedaan. Kiest u voor het uitgebreide pakket dan worden er naast deze zaken ook de belastingaangifte, het jaarverslag en de accountancy gedaan. Hierbij is er sprake van een aantal piekmomenten in het jaar. De kosten daarvan worden opgevangen doordat u maandelijks wat meer betaalt.
De keuze voor een urenbasis
Wordt er voor uw bedrijf een redelijk beperkte administratie gevoerd of vindt u het prettig om in maanden met minder werkzaamheden een lager tarief te betalen dan kiest u voor een urenbasis. Dit houdt in dat u betaalt voor de uren die het administratiekantoor aan uw zaak werkt. Deze worden bijgehouden en doorgaans afgerond naar boven op 5, 10 of 15 minuten. U bepaalt zelf welke diensten er worden uitgevoerd. Over het algemeen wordt gekozen om het uitgebreide dienstenpakket te laten uitvoeren.
Wat zijn de kosten van een administratiekantoor voor uw BV
We ontvingen een aantal prijsopgaven voor een administratiekantoor. We hebben ze voor u samengebracht in onderstaand schema.
| Welke diensten neemt u af | Wat zit er bij het pakket inbegrepen | Wat is de prijs van de diensten |
| Beperkt maandpakket | Administratie van crediteuren en debiteuren, verloning aan de hand van urenbriefjes, BTW afdracht | Tussen 200 en 300 euro |
| Uitgebreid maandpakket | Administratie van crediteuren en debiteuren, verloning aan de hand van urenbriefjes, BTW afdracht, belastingaangifte, accountancy en jaarverslag. Eventueel aangevuld met incasso | Tussen 300 en 450 euro |
| Urenbasis | Administratie van crediteuren en debiteuren, verloning aan de hand van urenbriefjes, BTW afdracht, belastingaangifte, accountancy en jaarverslag. Eventueel aangevuld met incasso | Tussen 75 en 85 euro per uur |
Factoren die bepalend zijn voor de prijs
Een aantal factoren is bepalend voor de prijs wanneer u een administratiekantoor wilt gaan inschakelen. Een van de factoren is hoe vaak u contact heeft met het administratiekantoor. Wanneer dit slechts één keer per maand is zal de prijs beperkt blijven. U levert de werkzaamheden dan online aan waarna deze worden uitgevoerd. Men hoeft weinig extra tijd vrij te maken voor uw bedrijf. Verder kan het zijn dat u te maken heeft met wanbetalers in uw klantenbestand. Dit is een belangrijke reden waarom bedrijven financieel in zwaar weer belanden. Wanneer u te maken heeft met wanbetaling kunt u incasso aanvragen bij het administratiekantoor. In dit geval houdt men nauwgezet in de gaten dat de facturen op tijd worden betaald. U bent er wat meer voor kwijt maar financieel wordt uw bedrijf gezonder. De uitgebreidheid van het dienstenpakket is uiteraard ook van groot belang. Wanneer u zaken als belastingaangifte, jaarverslag en accountancy nog aan een andere partij uitbesteedt bent u vaak duurder uit.
De voordelen van een administratiekantoor voor uw BV
Een administratiekantoor voor uw BV inhuren heeft meerdere voordelen. Een groot voordeel hiervan is dat u geen vaste boekhouder in dienst hoeft te nemen. Daarnaast heeft u het voordeel dat u zelf geen administratie hoeft uit te voeren. Dit is veilig uitbesteed. Is er sprake van wanbetalers dan heeft u daar zelf verder vrij weinig overlast van. U kunt gewoon een goede verstandhouding met de wanbetaler aanhouden doordat de incasso door het administratiekantoor wordt uitgevoerd. Een ander voordeel is dat u geen jaarlijkse piekmomenten ervaart in verband met de BTW afdracht, de belastingaangifte en het jaarverslag met de accountancy. Wanneer u die zaken mee laat nemen in het maandbedrag weet u zeker dat de werkzaamheden worden ingepland en dat ze op tijd worden uitgevoerd.
De nadelen van een administratiekantoor voor uw BV
Een administratiekantoor kan ook een aantal nadelen hebben. Zo is het bij een groot kantoor vaak zo dat er meerdere mensen met uw zaak bezig zijn. Wanneer u dan vragen heeft kan het een behoorlijk zoekplaatje zijn om de juiste persoon te spreken. Verder heeft u er als klant geen kijk op of de werkzaamheden ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. U komt er pas achter wanneer er een onverwachte blauwe envelop van de belastingdienst op uw deurmat ligt dat er zaken blijven liggen bij het administratiekantoor. Door goed te kijken naar reviews van klanten voorkomt u deze ongemakken.
Besparen op de kosten van een administratiekantoor
Op de kosten van een administratiekantoor kunt u relatief gemakkelijk besparen. Dat doet u door een aantal werkzaamheden zelf uit te voeren. Daarbij kunt u denken aan een app voor uw bonnetjesadministratie. Verder kunt u met een boekhoudprogramma een overzicht van geleverde diensten online aanleveren waardoor men gemakkelijker de debiteurenadministratie kan uitvoeren.
Vergelijken en dan inhuren
Voordat u een administratiekantoor gaat inhuren is het goed om eerst de prijzen te vergelijken. Dat doet u heel gemakkelijk met onderstaande button. U ontvangt meerdere offertes die u naast elkaar kunt leggen. Zodoende krijgt u het pakket wat u nodig heeft terwijl u er niet de hoofdprijs voor betaalt.
